Las reglas de facturación en Argentina requieren seguir procedimientos estrictos y cumplir con ciertos requisitos. Por ello, es importante saber cómo hacer una factura electrónica.

Además, la correcta emisión de las facturas electrónicas requiere la interacción con el sitio web de las autoridades fiscales (entre otros pasos), mediante el uso de plataformas de software apropiadas u otros mecanismos.

Conoce aquí, cómo funciona la facturación electrónica, por qué es necesario utilizar la facturación electrónica, y cuáles son sus ventajas.

Qué es y cómo hacer una factura electrónica

Una factura electrónica, es una factura que contiene la misma información que una factura normal, pero en formato electrónico.

¡La facturación electrónica, no es lo mismo que enviar facturas por correo electrónico! A diferencia de las facturas enviadas por correo electrónico o facturas en papel, la facturación electrónica te permite facturar a tus clientes completamente digitalmente, sin necesidad de intervención manual.

En los años venideros, la facturación electrónica será un elemento clave de la economía digital. Las grandes empresas, así como los gobiernos de todo el mundo, ya están utilizando la facturación electrónica, y es solo cuestión de tiempo que las empresas más pequeñas hagan de la facturación electrónica su principal método de facturación.

¿Es una factura electrónica lo mismo que una factura enviada por correo electrónico?

La respuesta es no. Una factura enviada en formato PDF por correo electrónico no es una factura electrónica. Una factura en papel que ha sido escaneada tampoco es una factura electrónica.

Cuando utilizas la facturación electrónica, tu factura va directamente al portal de facturación electrónica de tu cliente y las facturas se pagan con un solo clic.

Cómo se hace una factura electrónica AFIP en Argentina

Argentina es uno de los países latinos que cuenta con facturación electrónica, basada en las reglas y regulaciones del Gobierno (AFIP).

Cada empresa que emite facturas con IVA, la ley los obliga a generar los siguientes documentos en el método electrónico:

  • Facturas o documentos equivalentes clase A
  • Nodos de crédito y notas de débito clase A

Las empresas pueden opcionalmente crear la versión electrónica de los siguientes documentos:

  • Facturas o documentos equivalentes clase B
  • Nodos de crédito y notas de débito clase B

Requisitos de facturación electrónica en Argentina

Argentina introdujo la facturación electrónica opcional en 2003; entró en vigencia en julio de 2015 en forma escalonada y se completó en 2019. Se incluyen todas las facturas, recibos de efectivo, notas de crédito y débito. Sin embargo, las transacciones de propiedad personal están excluidas.

Cronograma factura electrónica monotributo

La AFIP fijó un cronograma (2018-2019) obligatorio con fecha límite para monotributo según categoría, por lo que, desde abril de 2019 todos los monotributistas emiten sus facturas mediante el sistema electrónico de facturación.

Cómo se emite una factura electrónica

Para emitir una factura electrónica, las empresas deben solicitar una certificación digital llamada Clave fiscal. Con esta clave fiscal, la empresa puede ser un emisor electrónico.

Luego, la compañía solicitará autorización para emitir cada factura. Esta autorización se solicita a la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos), la Entidad Fiscal del Gobierno.

Es decir, los contribuyentes primero deben solicitar un Código de Autorización Electrónica (CAE). Dicha autorización viene como un número de certificación electrónica. No se puede emitir ninguna factura a los clientes sin el número CAE aplicado.

Número CAE

El número CAE se puede recopilar de dos maneras:

  • Normal: lo cual significa, que no importa el método de comunicación, cada factura debe tener uno. Para ello, las facturas electrónicas pueden emitirse solicitando directamente al portal AFIP un código CAE correspondiente para cada factura.
  • Anticipado: lo que significa que la empresa puede solicitar una cierta cantidad de números CAE según sus necesidades, con hasta 15 días de uso por adelantado. Luego, después de este período, la compañía tiene que informar cuántos de esos números realmente se usaron a través de un informe y, opcionalmente, solicitar más.

Emisión AFIP factura electrónica

Solo después de tener el número CAE se puede emitir la factura electrónica. Esto debe hacerse en conjunto con el sistema especial de contabilidad y facturación electrónica.

Régimen de emisión

Otro aspecto determinante al configurar el escenario de una empresa en AFIP facturación electrónica es el régimen. Un régimen determina el modelo de contribución fiscal que se aplica a la empresa. Los dos importantes son:

  • RECE (Régimen de Emisión de Comprobantes Electrónicos): Este es el modelo más adecuado para grandes contribuyentes. Se basa en servicios web, sin límites.
  • RECL (Régimen de Emisión de Comprobantes en Línea): Este es el modelo más adecuado para empresas con no más de 100 entradas / mes, ya que resulta más sencillo de adoptar en este tipo de empresas pequeñas.

Cómo se remiten las facturas

Las facturas deben remitirse dentro de los cinco días posteriores a la emisión, y las facturas de pequeño valor (por debajo de AR $ 5,000) pueden enviarse en lotes. En general, las facturas deben enviarse en formato XML.

Importante:

La AFIP requiere que los números de documentos oficiales sean emitidos en secuencia, por lo que si hay un problema con una factura en particular, las facturas subsiguientes deben ser puestas en espera hasta que el problema sea corregido.

¿Por qué utilizar la facturación electrónica?

La facturación electrónica es más rápido, más simple y más ecológica. Las grandes empresas también aprecian enormemente la facturación electrónica, ya que permite ahorrar costos, reducir el tiempo de procesamiento y mejorar la prevención del fraude.

Ganar tiempo

Ahorre varias horas cada semana. La facturación electrónica solo debe instalarse una vez, luego puede usarla con todos sus clientes.

Precisión

Sin errores gracias a la facturación electrónica. Con la facturación electrónica, la información pasa directamente de una máquina a otra. Sin riesgo de error o fraude.

Es ecológica

La facturación electrónica es más ecológica. La facturación electrónica es una opción más ecológica, ya que no requiere el uso de papel, ahorrando un número considerable de árboles y reduciendo las emisiones de CO2.

Finalmente…

Independientemente del tipo de factura, las empresas argentinas y los importadores registrados a efectos del IVA deben obtener un certificado digital válido y registrarse para su utilización a través de uno de los canales de certificación proporcionados por la autoridad tributaria argentina (AFIP, Administración Federal de Ingresos Públicos).

Para ello, las empresas deben obtener primero una Clave Fiscal o contraseña para acceder al sitio web de la AFIP y luego vincular el certificado a su identificación fiscal o CUIT (Código Único de Identificación Tributaria) archivado en el gobierno.

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